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保存業務紀錄

1. 條例第51C條規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人,須就其入息及開支以英文或中文備存足夠的紀錄,以便其應 評稅利潤易於確定;
   
2. 該等紀錄須保留為期最少7年;
   
3. 無合理辯解而未能遵辦 條例的規定,最高罰款為$100,000 ;
   
4. 條例所列出的紀錄,包括:─

  a. 記錄收入及付款,或入息或開支的帳簿;
 
  b. 憑單、銀行結單、發票、收據;
 
  c. 該人在該行業、專業或業務方面的資產及負債紀錄;
 
  d. 該人日常在該行業、專業或業務方面所收取及支出的一切款項的一切記項的紀錄;
 
  e. 凡該行業、專業或業務涉及貨品買賣─  
      i. 在該行業、專業或業務時所購買及售賣的一切貨品、出售的紀錄,該紀錄須顯示有關貨物及買賣雙方的足夠細節,以令局長能輕易核實該等貨物的數量及價值及買賣雙方的身分,以及與前述事項有關的一切發票;
 
      ii. 該人於年結當日所持的營業存貨的陳述書,以及清點存貨的一切紀錄,而有關的營業存貨陳述書乃根據該等紀錄而編製的;
 
  f. 凡該行業、專業或業務涉及提供服務,須顯示所提供的服務的足夠細節,以令局長能輕易核實各記項的紀錄。

公司條例 121條 - 帳簿的備存

(1) 每間公司均須就下列項目安排備存妥善的帳簿─
(a) 公司一切收支款項,以及有關該等收支的事項;
(b) 公司貨品的一切銷售及購買;
(c) 公司的資產及負債。
(2) 就第(1)款而言,如沒有備存所需帳簿以真實而公平地反映公司的事務狀況及解釋公司所作的交易,則不得當作已就前述事項備存妥善的帳簿。
(3) 帳簿須備存於公司的註冊辦事處或董事認為合適的地點,並須時刻公開讓董事查閱︰
但如帳簿備存於香港以外的地方,則須將與帳簿內所處理的業務有關的帳目及申報表送往香港,並備存於香 港某個地點及時刻公開讓董事查閱;如此備存的帳目及申報表須合理準確地披露該業務相隔不超過6個月的財務狀況,並使公司能按照本條例擬備資產負債表、損益表或收支表;此外亦須使公司能按照本條例擬備附錄於該等文件的任何提供本條例所規定並容許如此提供的資料的文件。
(3A) 本條所規定公司備存的任何帳簿,須由公司保存7年,由帳簿最後所作的記項或最後記錄的事項有關的財 政年度終結時起計。 (由1984年第6號第87條增補)
(4) 如任何人身為公司董事而未有採取一切合理步驟以確保公司遵從本條的規定,或藉其本人的故意作為而導致公司不遵從本條的規定,該人可就每項 行被處監禁及罰款︰ (由1990年第7號第2條修訂)
但─
(a) 在任何就本條所訂 行而針對某人提起的法律程序中(如該 行包括沒有採取合理步驟以確保公司遵從本條的規定),如該人能證明其有合理的理由相信而又確實相信,一名合資格而又可靠的人,已獲委以確保該等規定獲遵從的職責,而該名獲委該項職責的人又能夠執行該項職責,即可作為免責辯護;及
(b) 任何人不得因上述 行而被判處監禁,但如處理該案的法院認為該人乃故意犯該 行,則屬例外。

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