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保存业务纪录

1. 条例第51C条规定每名在香港经营某行业、专业或业务的人,须就其入息及开支以英文或中文备存足够的纪录,以便其应 评税利润易于确定;
   
2. 该等纪录须保留为期最少7年;
   
3. 无合理辩解而未能遵办 条例的规定,最高罚款为$100,000 ;
   
4. 条例所列出的纪录,包括:─

  a. 记录收入及付款,或入息或开支的帐簿;
 
  b. 凭单、银行结单、发票、收据;
 
  c. 该人在该行业、专业或业务方面的资产及负债纪录;
 
  d. 该人日常在该行业、专业或业务方面所收取及支出的一切款项的一切记项的纪录;
 
  e. 凡该行业、专业或业务涉及货品买卖─  
      i. 在该行业、专业或业务时所购买及售卖的一切货品、出售的纪录,该纪录须显示有关货物及买卖双方的足够细节,以令局长能轻易核实该等货物的数量及价值及买卖双方的身分,以及与前述事项有关的一切发票;
 
      ii. 该人于年结当日所持的营业存货的陈述书,以及清点存货的一切纪录,而有关的营业存货陈述书乃根据该等纪录而编制的;
 
  f. 凡该行业、专业或业务涉及提供服务,须显示所提供的服务的足够细节,以令局长能轻易核实各记项的纪录。

公司条例 121条 - 帐簿的备存

(1) 每间公司均须就下列项目安排备存妥善的帐簿─
(a) 公司一切收支款项,以及有关该等收支的事项;
(b) 公司货品的一切销售及购买;
(c) 公司的资产及负债。
(2) 就第(1)款而言,如没有备存所需帐簿以真实而公平地反映公司的事务状况及解释公司所作的交易,则不得当作已就前述事项备存妥善的帐簿。
(3) 帐簿须备存于公司的注册办事处或董事认为合适的地点,并须时刻公开让董事查阅︰
但如帐簿备存于香港以外的地方,则须将与帐簿内所处理的业务有关的帐目及申报表送往香港,并备存于香 港某个地点及时刻公开让董事查阅;如此备存的帐目及申报表须合理准确地披露该业务相隔不超过6个月的财务状况,并使公司能按照本条例拟备资产负债表、损益表或收支表;此外亦须使公司能按照本条例拟备附录于该等文件的任何提供本条例所规定并容许如此提供的资料的文件。
(3A) 本条所规定公司备存的任何帐簿,须由公司保存7年,由帐簿最后所作的记项或最后记录的事项有关的财 政年度终结时起计。 (由1984年第6号第87条增补)
(4) 如任何人身为公司董事而未有采取一切合理步骤以确保公司遵从本条的规定,或藉其本人的故意作为而导致公司不遵从本条的规定,该人可就每项 行被处监禁及罚款︰ (由1990年第7号第2条修订)
但─
(a) 在任何就本条所订 行而针对某人提起的法律程序中(如该 行包括没有采取合理步骤以确保公司遵从本条的规定),如该人能证明其有合理的理由相信而又确实相信,一名合资格而又可靠的人,已获委以确保该等规定获遵从的职责,而该名获委该项职责的人又能够执行该项职责,即可作为免责辩护;及
(b) 任何人不得因上述 行而被判处监禁,但如处理该案的法院认为该人乃故意犯该 行,则属例外。

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